Crear y restaurar copia de seguridad de Outlook

Crear copia de seguridad de Outlook

Muchos usuarios de correo electrónico, incluidos los profesionales de negocios, no piensan en cuánta información almacenan en su sistema. ¿Alguna vez te has preguntado qué pasaría si perdieras tus datos en Outlook?

La mayoría de las veces las personas olvidan hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos, hasta que ya es demasiado tarde y han perdido gran parte de su información. Por eso es necesario realizar una copia de seguridad de tu Outlook regularmente.

Tarde o temprano un error del sistema, un daño en el disco duro, un ataque pirata o la perdida de tu contraseña, pueden hacer que pierdas valiosa información. Si has creado una copia de seguridad, puedes usarla en cualquier momento para restaurar Outlook y los datos perdidos.

Es importante asegurarse que todo esté respaldado adecuadamente y la información pueda ser fácilmente restaurada en una ocasión desafortunada, para ello existen alternativas a las que puedes acudir para recuperar el acceso a tu cuenta Outlook. Aquí te mostraremos algunas de ellas.  

Hacer una copia de seguridad

Una copia de seguridad es hacer un respaldo de tus archivos, en este caso de tu correo electrónico y todos los elementos presentes en tu cuenta Outlook. Se recomienda hacer una copia cada 6 meses, aunque esto puede variar de acuerdo a la cantidad de información que almacenas.

El método más usado para hacer una copia de seguridad, es exportar los correos desde Outlook a formato PST. Los mensajes que mantienes almacenados en este formato los podrás buscar, reenviar y hasta responder al igual que con los otros mensajes.

Un archivo con una extensión .pst puede guardar: carpetas de correos, información de contacto, información de dirección y del calendario. Podrás acceder a este archivo desde tu computador o través del servidor donde lo hayas guardado.

Exportar los datos desde Outlook a formato PST

Hacer un Backup de los elementos en Outlook es muy fácil, sólo debes seguir estos sencillos pasos desde el programa Microsoft Outlook:

  1. Ingresa a tu buzón de entrada y seleccione archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar.
Buzón de entrada de Outlook
  1. Te va a aparecer un menú de opciones donde deberás seleccionar “Exportar a un archivo” y presionar “siguiente”.
creando backup en Outlook
  1. Seleccione “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y “Siguiente”
archivos de datos de Outlook
  1. Seleccione todas las carpetas de correo de las que quiere hacer una copia de seguridad y haga clic en “Siguiente”. La casilla de «Incluir Subcarpetas» debe estar activa.
respaldar carpetas
  1. Haz clic en el botón “Examinar” para seleccionar la ubicación donde guardarás el archivo .pst. Seguidamente, selecciona “Finalizar”.
Archivos con extensión .pst
  1. Por último, te aparecerá una ventana para agregar una contraseña y asegurarte de que nadie tenga acceso a tus archivos. Esta parte es opcional, si no deseas hacerlo sólo haz clic en “Aceptar”.
Agregar contraseña a los datos de Outlook

El archivo .pst creado se guarda en el ordenador, pero también para mayor seguridad puedes utilizar otras opciones para asegurar tus datos, como: guardarlos en un pendrive, un disco duro externo o subirlo a la nube.

Métodos alternativos para realizar una copia de seguridad de Outlook

Existen otros métodos rápidos que te pueden servir para realizar una copia de tus correos, el primero de ellos es arrastrar los correos a las carpetas de Explorador de Archivos. Esto lo haces seleccionando los mensajes desde el buzón de entrada de Outlook y copiándolos en el Explorador de Archivo. Se creará un ítem y no un archivo PST.

También puedes guardar los correos de Outlook como Archivos HTML o TXT. Abre tu buzón de entrada de Outlook, haz clic en el mensaje de correo que quieras hacer una copia. Dirígete a “Archivo” y elige” Guardar como” y desde allí escoge el tipo de archivo en el que quieras guardar el correo.

Otras opciones sencillas que te pueden sacar de un apuro, son: reenviar tus correos a otra dirección de correo electrónico y hacer una copia de tu correo Outlook por captura de pantalla. Estos dos métodos pueden ser de gran ayuda en casos de emergencia y soporte técnico.

Restaurar copia de seguridad

Para restaurar una copia de seguridad Outlook, es necesario que hayas guardado previamente todos los archivos. En primer lugar, deberás ubicar el lugar donde se encuentran tus datos y posteriormente transferirlos hacia el almacenamiento local de tu computadora.

Si por algún motivo perdiste todos tus archivos del sistema Outlook, pero ya tenías una copia, la recuperación es bastante simple, tardarás unos pocos minutos en hacer todo el proceso. Sigue uno a uno los siguientes pasos.

  1. Ubica en tu Outlook la bandeja de entrada y has clic en “Archivo”. En “Abrir y exportar” selecciona “Abrir archivo de datos Outlook”.
Restaurar copia de Outlook
  1. Seguidamente serás redirigido a los archivos que tienes en tu computador, ahora desde allí selecciona “Archivos de Outlook”. Presiona “Abrir” para visualizar el explorador.
archivos respaldados
  1. Dirígete hacia la ubicación del almacenamiento local donde copiaste el archivo de datos. Selecciónalo y haz clic en “Abrir” para cargar el archivo.
backup Outlook
  1. Se abrirá tu copia de seguridad y Outlook cargará el archivo de datos, incluyendo todas las carpetas, mensajes, contactos y eventos del calendario.

Restaurar copia de seguridad con Outlook Backup Toolbox

Otra forma de recuperar una copia de seguridad Outlook, es descargando la aplicación Outlook Backup Toolbox. Esta herramienta sirve para copiar y recuperar datos de cuenta en caso de que tengas algún inconveniente.

Es una interfaz muy eficaz, para recuperar los datos tiene disponible dos modos: uno simple que permite un restablecimiento rápido con un solo clic y el modo avanzado con el que puedes definir parámetros de restablecimiento.

Para iniciar una restauración deberás descargar y ejecutar la aplicación Outlook Backup Toolbox. Ubica la copia de seguridad que hiciste previamente y selecciona los datos que desea restaurar. Elige la ubicación donde deseas la restauración y finalmente haz clic en “Start Restore”.

Deja un comentario